جیمیل چیست؟ 

باید 31 مارس 2004 میلادی را در تقویم بشری ثبت کرد. در این روز گوگل از سرویس ایمیل تحت وب خود رونمایی کرد. جیمیل هنوز نسخه بتا بود و فقط در صورت دعوت شدن از سوی یکی از دارندگان این سرویس، قادر به عضویت در آن بودید. در زمانه ای که همه سرویس های ایمیل رایگان فقط بین 5 تا 10 مگابایت فضا در اختیارتان می گذاشتند، جیمیل شما را در یک دریاچه یک گیگابایتی غوطه ور می کرد. و حالا هم یکی از بزرگترین، کاربردی ترین و امن ترین سرویس های ایمیل جهان است. 

 چرا جیمیل؟

به این سوال به طور خلاصه پاسخ می دهیم. چون محیط کاربری آسان و خوش دستی دارد. چون رایگان و دارای امکانات بسیار زیاد است. چون می تواند دیگر سرویس های ایمیل شما را به راحتی مدیریت کند. چون قابلیت لیبل زنی، فیلتر و جستجوی بی رقیبی دارد. چون یکی از امن ترین سرویس های ایمیل است. نگران نباشید با جزییات تمام اینها در درس های آینده به طور کامل آشنا می شوید.

خود گوگل چند دلیل را برای این انتخاب ذکر می کند که به گمانم جای حرفی باقی نمی گذارد:

1- اسپم کمتر: هیچ یک از شما ایمیل های تبلیغاتی و اسپم را دوست ندارید. گوگل هم آنها را دوست ندارد. پس جیمیل آنها را قبل از اینکه به inbox تان برسند، توسط تکنولوژی اختراعی ویژه ای فیلتر می کند. 

2- جستجو: باکس جستجو در جیمیل همیشه دم دست تان است، تا دقیقا آنچه را که می خواهید در اختیار تان بگذارد.

3- نمایش تمامی مکاتبات: پیام ها به همراه همه ایمیل هایی که قبلا به صورت Reply رد و بدل شده اند در یک گروه قرار می گیرند. پس همیشه می توانید تمامی روند گفتگو و مذاکره تان را یکجا در اختیار داشته و بررسی کنید.

4- چت داخلی: تنها با یک کلیک و بدون نیاز به برنامه اضافه ای، می توانید از امکانات جی تاک (چت جیمیل) استفاده کنید. با هر یک از افراد لیست تماس تان چت کنید و حتی با ویدیو چت تماس تصویری داشته باشید.

5- همیشه همراه شماست: همه جا به ایمیل تان دسترسی دارید. تنها به یک ابزار کوچک برای اتصال به اینترنت نیاز دارید. فرقی هم نمی کند چه مدل موبایل و یا تبلت و یا لپ تاپی استفاده می کنید. حتی با برخی دستگاه های صوتی پرتابل (مانند آی پاد تاچ) هم می توانید ایمیل های تان را چک کنید.

6- فضای تقریبا بی پایانی در اختیار دارید: همین الان که من این خط را می نویسم شما بیشتر از 7 گیگابایت فضای خالی در ایمیل تان در اختیار دارید که لحظه به لحظه هم بیشتر می شود. فکر می کنید برای شما کم است؟ خب، با هزینه پایینی هر میزان فضا که لازم دارید خریداری کنید!

7- اولویت بندی inbox: به صورت خودکار ایمیل های مهم تان از بقیه محتوای اینباکس جدا می شوند تا تمرکز کاری تان فقط روی آنها باشد.

8- امنیت: درست همانند سایت بانک ها و مراکز اقتصادی مهم، جیمیل از سیستم امنیتی HTTPS استفاده می کند تا امنیت ایمیل شما حفظ شود. همچنین متخصصان گوگل دائما در حال کار بر روی قابلیت های امنیتی جدید برای سرویس ایمیل شان هستند که در بخش امنیت به برخی از آنها خواهیم پرداخت.

9- رایگان! همه این امکانات و بسیاری قابلیت های دیگر کاملا رایگان در اختیار شما هستند.

 چگونه با جیمیل کار کنیم؟

در این قسمت به صورت خلاصه به برخی بخش های مهم و شیوه کار با این سرویس ایمیل می پردازیم. ممکن است این موارد برای شما بدیهی و پیش پا افتاده به نظر برسند. اما مطمئن هستم که نکات جالب و آموزنده ای در میان آنها خواهید یافت.

 1- اول از همه باید ثبت نام کرده و یک اکانت برای خودتان بسازید. جیمیل برای این کار به نام، نام خانوادگی، نام کاربری و رمزعبور انتخابی نیاز دارد. نام کاربری باید غیر تکراری باشد و هیچ کس دیگری قبلا آن را در جیمیل ثبت نداده باشد.

همچنین باید سوال امنیتی و جواب آن را هم با دقت انتخاب کرده و به یاد داشته باشید، تا در صورت فراموشی رمزعبور، بتوانید آن را بازیابی کنید. البته در صفحه ثبت نام باید با قوانین و شرایط کاری جیمیل هم موافقت کنید.

 هنگام ثبت نام ممکن است گوگل یک مرحله تایید تلفنی از شما بخواهد. برای این کار یک شماره تلفن از شما گرفته می شود و گوگل با شما تماس میگیرد و یک نرم افزار اتوماتیک کدی را برای شما می خواند که باید آن را در فرم تایید ثبت نام وارد کنید تا اکانت شما فعال شود. نگران نباشید گوگل شماره تلفن های ایران را هم پشتیبانی می کند و می توانید اکانت خودتان را از این طریق تایید کنید. فقط فراموش نکنید که کد کشور +98 را ابتدای شماره تلفن قرار بدهید.

همانطور که گفتیم در فرم ثبت نام باید یک سوال امنیتی انتخاب کنیم که انتخاب صحیح آن بسیار اهمیت دارد. یک سوال امنیتی خوب باید این خصوصیات را داشته باشد:

- به راحتی به خاطر سپرده شود و یادآوری آن هم ساده باشد، به طوری که حتی طی 10 تا 15 سال آینده آن را فراموش نکنید.

- سؤالی باشد که بتوان جواب‌های مختلفی را برای آن تصور کرد. سؤالی با 1000 جواب ممکن که فقط یکی از آن‌ها درست باشد چطور است؟

- سوالی نباشد که در جاهایی مانند فیس بوک، کلوب، اورکات و امثال آن و یا در مصاحبه یا نظر سنجی به آن پاسخ داده باشید.

- جوابش در یک یا دو کلمه خلاصه شود.

- هرگز تغییر نکند. (مثلاً نام دوست دختر/ پسر فعلی تان اصلاً انتخاب مناسبی نیست!)

 2- حال دریافت و ارسال ایمیل را  شروع کنید. برای ارسال ایمیل جدید بر روی لینک Compose Mail در سمت چپ صفحه کلیک کنید. با این کار صفحه ای باز می شود که به سادگی موضوع، پیام و گیرنده را می نویسید. در صورت لزوم فایل هایی را پیوست می کنید (Attach a file) و در آخر تنها کافی است دکمه Send را بزنید.

3- ایمیل های دریافتی را بخوانید. پوشه های مجزا برای ذخیره و نگه داری آنها ایجاد کنید. برای اینکار وقتی ایمیل را باز کردید بر روی منوی آبشاری Labels کلیک کنید. عبارت Create New را برای ساخت پوشه جدید انتخاب کرده و نامی را به آن اختصاص دهید.  برای قرار دادن ایمیل های بعدی در پوشه های خاص، بعد از باز کردن هر کدام بر روی همین منوی آبشاری کلیک کرده و نام پوشه مورد نظرتان را از لیست انتخاب نمایید. سپس با دکمه Archive ایمیل را بایگانی کنید. به همین راحتی ایمیل از اینباکس به پوشه مورد نظر منتقل می شود.

 4- ایمیل های مهم را با ستاره علامت گذاری کنید. در صفحه اینباکس، سمت چپ هر کدام از ایمیل ها یک ستاره تو خالی وجود دارد. با کلیک بر روی آن، ستاره زرد توپری ظاهر می شود.  حال علاوه بر اینکه این ایمیل ها در اینباکس کاملا مشخص اند، با مراجعه به لینک Starred در منوی سمت چپ صفحه، می توانید تمام ایمیل های ستاره دار را یکجا ببینید.

 5- پوشه های اسپم (Spam) و سطل آشغال (Trash) را خالی کنید. بر روی هر کدام از این پوشه ها کلیک کرده و گزینه Delete را در بالای آنها انتخاب کنید. البته در صورت خالی نکردن این پوشه ها، گوگل به صورت خودکار هر سی روز یک بار آنها را خالی می کند.

این فقط یک نگاه کلی سریع بود به جیمیل. در درس های بعدی موارد زیادی خواهیم گفت و به جزییات متفاوتی خواهیم پرداخت.

3وقت مرتب سازی ایمیل ها رسیده. اگر تعداد زیادی ایمیل دریافت می کنید می دانید که این موضوع تا چه حد اهمیت دارد. تا  به حال چند بار برایتان پیش آمده که دنبال ایمیلی می گشته اید اما موفق به پیدا کردنش نشدید؟ در بسیاری از سرویس ها و برنامه های مدیریت ایمیل، می توانید پیام های دریافتی را بر حسب موضوع، فرستنده، فعالیت مورد نیاز و موارد اینچنینی، در پوشه های جداگانه ذخیره نمایید. در این سرویس ها هر نامه تنها در یک پوشه یا فولدر جا گرفته و امکان دسترسی به آن تنها با به خاطر آوردن نام پوشه و یا استفاده از کادر جستجو میسر است

 جیمیل برای مدیریت و آرشیو ایمیل های دریافتی گام بلندی برداشته است. اینجا دیگر خبری از پوشه نیست و شما به جای آن قابلیت Labels را در اختیار دارید، که دقیقا مانند برچسب زدن پرونده های داخل کشوی میز کار و یا شیشه های درون آشپزخانه است. شما می توانید به تعداد نامحدود برچسب تولید کنید و جالب تر اینکه بر روی پیام های دریافتی چندین برچسب بزنید، تا دسته بندی و پیدا کردن آنها آسان تر شود. اگر تا به حال از این امکان جیمیل استفاده نکرده اید زمان اش رسیده تا آن را امتحان کنید و ببینید تا به حال چه امکان مهمی را از دست داده بودید.

چگونه یک لیبل بسازیم و از  آن استفاده کنیم؟

بیایید با هم به یک ایمیل لیبیل بچسبانیم. کار ساده ای است.

1- پیامی را که می خواهید لیبل بزنید از لیست اینباکس انتخاب کرده و یا آن را باز کنید. 

2- بر روی دکمه Labels در بالای اینباکس (وسط دکمه های Move to و More Actions) کلیک کنید تا منوی آن باز شود.

 3- در صورتی که قبلا لیبلی ساخته باشید، نام آن را در این منو می بینید، در غیر این صورت تنها گزینه های Create new و Manage labels را خواهید دید.

4- بر روی عبارت Create new کلیک کنید. 

 5- در کادری که باز می شود نام لیبل جدید را بنویسید و OK را بزنید. با این کار لیبل بر روی ایمیل انتخابی تان چسبانده می شود. این نام می تواند به انگلیسی یا فارسی نوشته شود، ایمیل یا آدرس سایت باشد و حتی نام شخص یا شرکت یا محل خاصی باشد.

 راه دیگر ساخت لیبل استفاده از  گزینه Manage Labels است. از این طریق می توانید لیبل های ساخته شده را مدیریت کنید. لیبل جدید بسازید. یا لیبل ها را حذف کنید.

برای ساخت لیبل جدید در صفحه Manage Labels، بر روی عبارت Create a new label کلیک کنید تا کادر خالی در اختیارتان قرار گیرد. حال نام لیبل را نوشته و دکمه Create را بزنید.

 برای حذف لیبل هم به سادگی بر روی دکمه remove در برابر هر کدام از لیبل ها کلیک کنید. با این کار لیبل حذف شده و برچسب آن هم از روی پیام ها پاک خواهد شد.

امکان دیگری که در این صفحه در اختیار دارید، انتخاب نحوه نمایش لیبل ها در ستون سمت چپ جیمیل است. با انتخاب گزینه Show، لیبل دائما در ستون سمت چپ نمایش داده می شود. گزینه hide، آن را در لیست نشان نمی دهد و گزینه show if unread، باعث می شود لیبل تنها در حالتی که ایمیل خوانده نشده ای در آن باشد، در ستون سمت چپ نمایش داده شود.